自宅で仕事をするときの場所と書類の保管場所

目次

仕事をする場所はどこ?

家のどこで仕事をしますか。リビング・ダイニングで、仕事をしますか?それとも個室でしますか?仕事の専用のスペースがあるといいのですが、なかなか確保できない場合も多いと思います。

リビングの一角

通常リビングダイニングは、広く、明るく、開放的なので気持ちよく仕事をしやすい場所ではないでしょうか。
しかしリビング・ダイニングを使う場合は、家族と共有スペースなので、家族のスケジュールに注意が必要です。
解放的なので、私もリビングダイニングで仕事をしますが、快適に使える時間は限られます。家族がいてリビングダイニングで仕事がしにくいときに、移動できる場所があれば安心です。

個室・寝室

個室も、インターネットの環境や、仕事のしやすいように部屋をととのえる事で、仕事がはかどります。

寝室で仕事をする場合は、寝るときと、仕事をするときの切り替えができるようにしましょう。そうしないと、寝るときも仕事がきになったりと、良質な睡眠がとれません。
切り替え方として一番簡単なのは、照明の明るさを調整すること。

事のときは、天井の照明やスタンドで明るくし、夜寝るときや寝る前は、天井の照明をつけず、スタンドライトを使い照明の位置を低くし、部屋全体は暗くします。
また寝室のベッドから見える場所には、仕事に関係するものを置かないようにしましょう。

仕事がはかどるように

家族のスケジュールを把握する

自宅で仕事をするときは、家族全員のスケジュールを頭にいれて、集中できる時間を確保することからはじまります。

自宅で仕事をすると、最初は通勤時間がないこと、仕事の中断が入りにくいから「自宅で仕事をすると快適」と感じます。でも自宅にいるからこそ入る「仕事の邪魔」があります。

前回お伝えしたように、宅急便、セールス、電話もそうですが、家族がいる場合は家族の行動、予定に注意が必要です。

こどもの場合は、帰ってくるとテレビをつけたり、おやつや、あれがないなど騒ぎだすこともあります。仕事中だからという緊張感は、最初のうちはあるかもしれませんが、だんだん慣れてくると、帰ってくるなりテレビをつけたり、電話中に話かけたりということもでてきます。また、だらだらしたこどもの行動を見ているとついつい、「おやつを食べすぎないよ」とか「宿題をしたら?」「習い事は行かないの?」など、オフィスでは気にならないことが気になります。

こどもが帰ってくる時間になったら、別の部屋に移動できると、気にせず仕事に打ち込めると思います。なので、家族のスケジュールを把握しておくと、自分が集中できる時間がはっきりします。集中できる時間に集中しないといけない仕事をスケジュールすると仕事がはかどります。

自宅で仕事をするときのルールをつくる

パートナーの予定も大事です。パートナーも一緒に自宅で仕事をするとき、意外と気が散ります。余計な仕事を頼まれることもあります。パートナーの場合は、お互いが仕事を自宅でするときのルールを事前に決めておくといらいらしないで済みます。

例えば、

  • 時間を決めた「集中タイム」にはお互い声をかけない
  • ご飯の用意は、交代でする
  • ご飯をつくったら、パートナーに片付けをしてもらう

お互い不満が残らないよう、気持ちのいいルールを話し合いましょう。
お部屋の場所取りも大事です。必要であれば片方は、自宅ではなく、近所のカフェを利用するのも方法です。お互いストレスがたまらない方法を模索しましょう。

資料の保管場所

bright trays for papers isolated on white

自宅で仕事をするとき、書類、資料の保管や管理を分かりやすく整えておきましょう。私の仕事では、資料が多く、また個人情報を扱うことも多いので、資料の保管には気をつけています。個人情報保護法の改正によって、個人事業主であっても、個人情報の取り扱いに気をつける必要がでてきました。

すぐに資料を探せる状況ですか?

資料は紙でしょうか、パソコンの中でしょうか。
それともクラウドに保存していますか?
すぐに書類がさがせますか?

書類のタイトル、フォルダーの分類の仕方を見直しすると、作業効率が上がります。
タイトルは、ファイルやフォルダーの中が分かりやすい名前をつける。
分からなくてなっても、検索しやすいタイトルをつけておきます。
直感的にどういう中身か、自分が分かること、そして他の人にも分かりやすいものにしておきましょう。

フォルダーの分類も、階層が何段階もあると手間です。
できれば3段階ぐらいにしておくと良いしょう。
いくつか同じファイルをコピーして使う場合は、タイトルに、日付や追記など目印をつけておくと探しやすいです。

紙の書類を置いておく必要がある場合は、保管場所をつくります。
個人情報を扱う必要がある場合は、鍵のついているドキュメント入れを置くと安心です。私も最初は置いていませんでしたが、個人情報保護法の対応として、書類入れを設置しました。どうしても紙での保管する必要のある書類があるからです。

今置き場所がない場合で必要な場合は、まずどこに置くのがベストかを考えて、なるべくそこに置ける方法を検討してみてはどうでしょうか。
他の何かを他に移動させる事で対応できたりします。

毎日見慣れていると気づかないのですが、まず優先したいことから考えると、アイデアが浮かんできますよ。試してみてください。