実家の片付けで気づいた、書類整理のストレスを劇的に減らす「仕組み」と「道具」

世間がお盆休みのタイミング。日々やることに追われていたのですが、予定が空いてふと時間ができました。そこで、しばらく手をつけていなかったデータの整理と、仕事で溜まった紙資料のPDF化（ペーパーレス化）に取り掛かることにしました。

実は最近、夫の実家の片付けをしていて、「紙の資料の取り扱い」がとても面倒だと痛感していたのです。

紙資料が抱えるハードル

書類整理には、以下のような厄介な問題があります。

• 中身の確認が必要： 重要なものかどうかの判断がいちいち必要。
• そのまま捨てられない： 個人情報が含まれていると、通常の紙ゴミに出せない。
• 保管場所： 量が多いと場所をとる
• 確認がすぐできない：紙での保管だと、その場所にいく必要がある

紙をデータ化し、クラウドに保存しておけば、どこでも携帯で確認できるという状況がつくれます。そこで、まずはとりかかりとして、保管が必要な書類を厳選し、今の住居に持っていける量だけを自宅へ持ち帰ることにしました。

自宅の収納スペースを確保するための奮闘

持ち帰った書類を自宅で再度見直し、不要なもの、個人情報が含まれるものはシュレッダーにかけて処分。保管が必要でもデータで十分なものはPDF化してからシュレッダーにかけました。

なんとか自宅に保管できる量にまで減らせたのですが、もともと家にはなかった書類です。新たな収納場所を確保するため、今度はこれまで自宅にあったものを整理し、不要そうなものを見つけて処分することにしました。

ある程度収納できるスペースが確保できましたが、それでもスペースが窮屈だったため、今回のお休みで自分自身の紙資料もPDF化して物理的な量を減らしました。図面などは正確な寸法を残すために紙で保管していましたが、当面使わないものはデータ化へ移行。A4サイズはスキャナーで、A3サイズなど大きなものはスマートフォンのカメラで撮影して保存しました。

言葉にするとシンプルですが、一枚ずつ要不要を判断する作業は非常に疲れるものでした。完全にすべてをデータ化できたわけではありませんが、当面困らない程度のスペースを空けることには成功しました。

作業効率を劇的に変えた2つのアイテム

大量の紙を処分・データ化する作業を通じて学んだのは、「作業効率を上げる道具の重要性」です。

1. 業務用シュレッダー

最初は家庭用のシュレッダーを使っていたのですが、2分ほどで熱を持ち止まってしまうため、全く作業が進みませんでした。夫に作業をお願いしても、手が止まってそのまま放置されることの繰り返し。そこで思い切って「業務用シュレッダー」の導入を夫に相談。最初は反対されましたが、レンタルではなく思い切って購入しました。

結果は大正解です！40分程度の連続使用ができ、静かでスピードも速く、まさにストレスフリー。夫にわざわざ頼む必要もなくなり、もっと早く買っておけばよかったと思うほど作業が捗りました。

2. 専用スキャナー

最初はプリンターに付属している複合機のスキャナーを使っていましたが、読み込みスピードが遅く、待ち時間がネックでした。

そこで、以前購入して奥にしまっていた「スピードの速い専用スキャナー」を引っ張り出しました。パソコンにドライバーをダウンロードして使ってみたところ、読み込みが格段に速く、作業効率が劇的に上がりました。

一時期このスキャナーが場所をとるので、捨てようかと思ったときがありましたが、今回５年以上ぶりに使いましたが、捨てずに置いていて良かったです。

気合いより「頼れる仕組み」を

今までのやり方でも、なんとか終わらせることはできたかもしれません。しかし、それでは短期間で終わらず、空き時間を見つけては粛々と終わりの見えない作業を続けていたことでしょう。

何かを成し遂げたいとき、モチベーションを維持するには「それがしやすい仕組み」を作ることが大切です。今回は、シュレッダーとスキャナーの性能を上げたことで時短になり、最後までやる気を持続させることができました。

今回の自分の仕事の資料も、作業がスムーズに進んだのは、それまでに大量の紙の資料の処分とペーパーレス化を経験したおかげです。大変だと感じる作業こそ、気合いや根性で乗り切るのではなく、スピードを上げてくれる「サービス」や「便利な道具」に頼ることも必要だとしみじみ感じた私の休みでした。